Mengatur Bisnis Kecil Anda

 Tantangan mendasar dari bisnis kecil dapat diringkas sebagai "terlalu banyak tugas, terlalu sedikit orang." 

Tidak seperti perusahaan besar yang dapat memiliki seluruh tim yang dikhususkan untuk tugas-tugas terbatas - pikirkan "Satuan tugas untuk penyatuan spesifikasi dan prosedur stapler" - usaha kecil dapat memiliki satu orang yang mencakup segala sesuatu. 

Waktu untuk membahas "siapa melakukan apa" dalam suatu organisasi adalah saat ketika organisasi tersebut mempertimbangkan untuk menambahkan karyawan pertamanya. Jika Anda adalah "pertunjukan satu pria (atau wanita)" dan Anda ingin tumbuh, sekaranglah saatnya untuk memulai. 

Mengorganisir bisnis kecil dimulai dengan bagan organisasi. Bagan ini adalah alat berpikir yang berkembang dari waktu ke waktu, jadi itu ide yang baik untuk menggunakan media yang memungkinkan perubahan, seperti program spreadsheet. 

Untuk memulai, pikirkan tentang area fungsi utama di perusahaan Anda. Saya akan membuat ini mudah bagi Anda karena, coba tebak? Perusahaan pada dasarnya membutuhkan hal yang sama: infrastruktur, penjualan dan kinerja. 

Beberapa perusahaan mungkin memiliki area fungsi utama tambahan seperti R&D, pemasaran, hukum, pembelian, dll. namun dalam bisnis yang lebih kecil, ini mungkin tugas atau himpunan bagian dari area utama seperti penjualan atau infrastruktur. 

Saat membangun bagan Anda, daftarkan area fungsi utama. Di bawah masing-masing, daftarkan tugas yang perlu dilakukan. 

Contoh: Tugas infrastruktur mungkin termasuk: mengelola ruang kantor, mengelola anggaran, membayar tagihan, faktur, koleksi, asuransi, penggajian, perlengkapan kantor, peralatan komputer, administrasi jaringan, dll. 

Pertama kali Anda mulai mendaftar tugas, bersiaplah untuk merasa kewalahan. Anda mungkin terkejut dengan banyaknya tugas yang perlu dilakukan untuk menjaga bisnis tetap bertahan. Jangan takut, bagan Anda akan menjadi teman Anda. Ketika Anda terus melihat organisasi Anda dan tugasnya, Anda akan mulai berkecambah ide tentang bagaimana melakukannya dengan lebih baik. 

Atur dan kelompokkan tugas dengan cara yang masuk akal bagi Anda. Anda mungkin, misalnya, memesan tugas secara kronologis, atau dengan kesamaan, atau dengan sumber daya bersama. Ini membawa saya ke langkah berikutnya: daftar sumber daya. 

Sumber daya membantu menyelesaikan tugas. Akuntan luar Anda mungkin menjadi sumber daya untuk daftar tugas. Seseorang dalam perusahaan mungkin menjadi sumber daya untuk tugas-tugas tertentu. Jika Anda suka berpikir seperti ini, Anda bahkan mungkin mendaftar sumber daya non-orang seperti tautan ke situs web, jalur ke file, nomor telepon dan akun vendor, dll. 

Jika Anda melangkah sejauh ini, Anda bergerak ke arah menciptakan panduan sumber daya, yang merupakan batu loncatan dari manual prosedur. Alat-alat ini juga mempromosikan pertumbuhan yang tertib, tetapi merupakan topik tersendiri. 

Langkah terakhir dalam membuat bagan organisasi Anda adalah menugaskan pihak yang bertanggung jawab untuk setiap bidang utama dan setiap tugas. 

Sekarang mundur dan lihat. Apakah itu masuk akal? Apakah tertib? Apakah orang diposisikan untuk efisiensi dan untuk penggunaan keterampilan mereka yang terbaik? Apakah outsourcing tugas-tugas tertentu bermanfaat? 

Gunakan bagan untuk mengeksplorasi pertanyaan-pertanyaan seperti itu, baik dengan karyawan Anda maupun sumber daya luar Anda. Setiap enam bulan memperbarui bagan Anda dan menerbitkannya kembali ke tim Anda. Ini akan menimbulkan pertanyaan bagus, mengklarifikasi orang lain, dan menyampaikan kepada semua kesan yang benar bahwa perusahaan Anda diposisikan untuk tumbuh. 

Hak Cipta 2005 Mark Meshulam