Tips Mengatur Untuk Kantor Anda

 Diorganisir di kantor melibatkan pengelolaan beberapa kegiatan utama secara efektif : 

 

Email 

Telepon 

Rapat 

 

Peningkatan produktivitas dari menginvestasikan sejumlah kecil waktu dalam mengelola kegiatan-kegiatan ini secara efisien di muka lebih dari sepadan dengan hasilnya. 

MANAJEMEN E-MAIL 

Bersaing dengan serangan email harian adalah tantangan utama bagi kebanyakan dari kita, baik secara pribadi & profesional.  Kiat-kiat berikut akan membantu Anda mengelola aliran email harian : 

 

Buat lemari arsip elektronik, seperti lemari fisik yang Anda miliki, dengan folder elektronik untuk nama kategori 

Setelah email dibaca dan ditanggapi (jika diperlukan tindakan), pindahkan email dari kotak masuk Anda ke folder penyimpanan Anda.  Ini membuatnya mudah untuk melacak email mana yang masih perlu ditindaklanjuti.  Banyak perusahaan memberlakukan batasan pada ukuran "kotak masuk".  Dengan memindahkan surat Anda dari kotak masuk ke folder pribadi, manfaat tambahan adalah bahwa pembatasan ukuran tidak akan mengganggu hari Anda tepat pada saat Anda perlu mengirim email.   

Jika program email Anda menyertakan konten email sebelumnya untuk string email itu saat membalas, pastikan untuk menghapus versi string yang lebih lama untuk menghindari email yang berlebihan diajukan.  Ini membuatnya lebih mudah untuk menemukan salinan terbaru dalam string ketika mencari nanti.  

Jika email Anda memiliki file lampiran, lepaskan dan simpan sebagai file di sistem pengarsipan elektronik Anda untuk referensi di masa mendatang, jadi Anda tidak perlu mencari melalui email Anda untuk menemukan file nanti.  Mengandalkan judul subjek email dapat membuat pencarian yang memakan waktu untuk file nanti. 

Jika Anda sering mengirim jenis email yang sama, simpan salinan sebagai konsep atau templat yang dapat Anda gunakan kembali berulang (mengubah spesifik seperti nama, tanggal dan jumlah untuk setiap email) 

Jika dokumen tersedia secara elektronik, tetapi Anda sering merujuknya, cetak dan simpan di file gantung atau di desktop Anda.    

Setiap 6 bulan atau lebih, buka folder Anda dan hapus email yang tidak lagi diperlukan.  Ini akan menghemat ruang disk dan membuat pencarian Anda lebih ramping. 

 

MANAJEMEN TELEPON 

 

Ketika Anda meninggalkan pesan suara untuk seseorang, jika masalah yang Anda panggil adalah pertanyaan langsung, tanyakan pada pesan suara untuk menghindari bermain tag telepon.  Juga, dorong responden untuk meninggalkan jawaban pada pesan suara Anda jika mereka merindukan Anda.    Namun, jika masalahnya rumit, jangan meninggalkan pesan suara yang panjang menjelaskan masalah tersebut (tidak dipertimbangkan untuk penerima).   

Jika Anda tahu Anda akan berada dalam rapat atau tidak tersedia pada waktu-waktu tertentu, beri tahu orang tersebut untuk menghindari tag telepon pesan suara. 

Jika Anda berada di tengah-tengah tugas kompleks yang membutuhkan proses berpikir tanpa gangguan, biarkan pesan suara menjawab telepon. Kalau tidak, lakukan panggilan untuk menghindari tumpukan pesan untuk kembali nanti.   

Pesan telepon harus ditanggapi dalam waktu 24 jam.  Jika Anda terlalu terikat untuk menjawab pertanyaan atau pertanyaan, setidaknya menanggapi orang yang menelepon untuk memberi tahu mereka, dan kemudian memberi mereka tanggal yang diharapkan di mana Anda akan memiliki jawabannya.  Dengan cara ini Anda masih tampak responsif, bahkan jika Anda tidak dapat segera menjawab permintaan mereka. 

 

MANAJEMEN RAPAT 

 

Saat memanggil rapat, selalu menyusun agenda dan melampirkannya pada undangan rapat.  Agenda akan melayani berbagai tujuan : 

 

Bantu peserta mempersiapkan pertemuan 

Berikan rasa waktu yang dialokasikan untuk setiap subjek, sehingga peserta dapat memperhatikan penjatahan waktu yang dimaksudkan 

Fokuskan perhatian pada isu-isu utama untuk dibahas (jika agenda pertemuan teralihkan) 

Tunjukkan kepada orang lain bahwa Anda menghargai waktu mereka & bermaksud membuat pertemuan itu produktif 

 

Ini bekerja sama baiknya untuk pertemuan kecil atau besar, tetapi menjadi lebih penting untuk produktivitas dengan pertemuan besar